Making reservations
A)
Language
- Study the language below and then practice the
conversations of part B.
Listen and repeat
You may be asked to make
the necessary arrangements (regelingen treffen) in connection with business
travel.
To do this efficiently you should have no problem in making, changing, and sometimes
cancelling reservations correctly.
The initial contact is often by telephone, which is usually followed by a written
confirmation (bevestiging).
Making reservations
Listen and repeat
I'd like to book a single room, please.
Would you be so kind as to book two aisle seats, business class? (an aisle =
een gangpad uitspraak [ail] )
Changing reservations
I'd like an earlier flight than a quarter past ten, please.
Could you change the reservation for the 15th of April to the 21st of April
next, please?
Cancelling reservations
Would you mind cancelling the hotel reservation for Ms. Bradley?
Would it be possible to cancel a booking for tomorrow's 12 o'clock ferry to
Dover?
a single room (eenpersoonskamer)
a double room (tweepersoonskamer)
twin-bedded rooms (kamers met tweepersoonsbedden)
with/without bath/shower/toilet (met/zonder bad/douche/toilet)
a continental breakfast (eenvoudig ontbijt)
an English breakfast (Engels ontbijt)
half/ full board (half-/ volpension)
vegetarian; diabetic (vegetariër; diabeticus)
on medical grounds (op medische indicatie)
payment (betaling)
surcharge (toeslag)
additional/extra charge (bijbetaling)
rates (tarieven)
particulars, details (bijzonderheden)
service (bediening)
taxes (belastingtoeslagen)
commission ((bemiddelings)provisie)
a firm booking (een boeking op vastgesteld tijdstip en datum)
fully booked (volgeboekt)
to be on the stand-by list (op de wachtlijst staan)
place and date of entry/ place and date of arrival (plaats en datum van aankomst)
place and date of exit/ place and date of departure (plaats en datum van vertrek)
transit flight (doorgaande vlucht)
B) Pairwork. Listen to the following conversations
and practice them with a partner.
1. (A) receptionist at Regent
Hotel; (B) employee at Magma Power
(A) neem op - ochtend
- Regent Hotel - Reserveringen
(B) noem naam - werk voor Magma Power
(A) vraag hoe je van dienst kunt zijn
(B) je wil drie kamers boeken - twee eenpersoonskamers en een tweepersoonskamer,
voor 5 nachten van 8 t/m 12 juli.
(A) reageer, zeg dat die dagen beschikbaar zijn, vraag op wiens naam de reservering
moet staan.
(B) de reserveringen zijn op naam van Richard Lake en Michael Lemonick en dhr
en mevrouw Dewitt - de tweepersoonskamer is voor dhr. en mw. Dewitt
(A) herhaal reservering, vraag naar bijzondere wensen
(B) tweepersoonskamer graag aan rustige zijde van hotel - alle kamers met douche
en toilet
(A) zeg dat dit geen probleem is - vraag of er nog iets is
(B) vraag wanneer je moet betalen
(A) zeg dat ze kunnen betalen zodra ze de bevestiging van de boeking hebben
ontvangen
(B) zeg dat je dit begrijpt - bedank - groet
2. Listen to the conversation
between Sophie and Brent. Then practice it with a partner.
Sophie: employee at Randstad Holding NV (an international supplier of staffing
services)
Brent: employee Randstad Atlanta
Sophie: Goedemorgen. U spreekt
met Sophie de Ward. Waarmee kan ik u van dienst zijn?
Brent: Ik ben Brent Warner van Randstad in Atlanta, Amerika. Ik wil graag een
hotelkamer regelen voor de volgende internationale vergadering.
Sophie: Geen probleem.
Brent: In welk hotel logeren we dit keer?
Sophie: In het Albert Hotel.
Brent: 0h, dat is
een heel goed hotel. Ik wil graag een tweepersoonskamer boeken.
Sophie: Op welke dag komt u aan in Amsterdam?
Brent: Op 14 februari.
Sophie: En hoeveel nachten wilt u blijven?
Brent: Vier.
Sophie: Dus u wilt
een kamer voor 14, 15, 16 en 17 februari?
Brent: Ja, dat klopt.
Sophie: Zal ik u een bevestiging faxen?
Brent: Zou je het kunnen e-mailen?
Sophie: Ja natuurlijk. Wat is uw e-mail adres?
Brent: brw@rst.com
Sophie: brw@rst.com - oké, ik zal het regelen.
Brent: dankuwel
Sophie: graag gedaan - tot ziens
3 . On your own
Prepare the following conversation on paper first. Then practise it with a partner.
Roles: customer phoning Language World from the UK; Booking
employee at Language world.
When you have practised the conversation once, switch roles.
Booking employee: Goedemorgen,
Language World. Waarmee kan ik u van dienst zijn?
Customer: Goedemorgen. Ik bel vanuit Londen en zou graag
willen vragen of u vier plaatsen beschikbaar hebt voor een cursus in de eerste
week van oktober?
Booking employee: Een ogenblikje, ik zal even kijken. Het spijt me, maar we
hebben nog maar twee plaatsen voor de eerste week van oktober.
Customer: 0h, dat is jammer. In welke week hebt u nog vier plaatsen vrij?
Booking employee: Even kijken... Pas volgend jaar, helaas. (pas= not until)
Customer: Goed. Dan zou ik graag twee plaatsen willen reserveren voor de eerste
week van oktober en twee voor de eerste week van november als dat kan.
Booking employee: Dat is geen probleem. Mag ik de namen noteren?
Customer: Ja, dat is Philip Gunn en Lynn Jacobs voor de eerste week van oktober.
Booking employee: Is Gunn G-U-N-N en Jacobs J-A-C-O-B-S?
Customer: Ja, dat klopt. En voor de eerste week van november zijn het Sonia
- dat schrijf je S-O-N-I-A Peters en Pam Donald.
Booking employee: Oké, dat heb ik genoteerd. De kosten per persoon zijn
€1.650. Dat is exclusief BTW (=VAT). En de helft van het totaalbedrag (total
amount)
moet
vooraf betaald worden (pay in advance). Ik zal u vandaag een bevestiging en
een factuur (invoice) sturen.
Customer: Oké, € 1650 per persoon, dus €
3300 moet ik vooruit betalen, dat is prima. Dank u.
Booking employee: En naar welk adres zal ik de bevestiging en de factuur sturen?
Customer: Naar 4 Sunnyhill Road, Londen WE3 5JT.
Booking employee: Is Sunnyhill één woord? Postcode WE3 5JT.
Customer: Ja, dat is correct.
Booking employee: En naar wie zal ik ze sturen?
Customer: Het bedrijf heet Forbes Consultants (Spel de bedrijfsnaam FORBES).
En u kunt de factuur en de bevestiging naar Barbara White sturen.
Zij is de Human Resource Manager.
Booking employee: Goed. Dat zal ik vanmiddag doen.
Customer: Dank u wel. En bedankt voor uw hulp.
Booking employee: Graag gedaan. Tot ziens.
Customer: Tot ziens.