Telephoning part I

A) Language - Study the language below and then practice the conversations.

Whenever you’re making a telephone call in English, it is essential to know how to spell names and pronounce figures and numbers.
Before you make the call, you have to be well prepared.
- Have pen and paper at hand
- Telephone/ extension (toestel) numbers
- List with questions and subjects
- Make sure that you know the telephone alphabet
- See to it that you always start off by mentioning your own name followed by the company’s name
- To whom do you wish to talk?
- Can you spell his/her name?
- What is his/her function?
- What department does he/she work for?
- What’s the message you would like to leave in case of absence

Here is the pronunciation of the letters of the English alphabet:

If the normal spelling of the word is not understood (the letters b, c, d, e, g, p, t and v sound a lot alike), the English telephone alphabet is used:

Hoofdletters kun je in de uitspraak aangeven door voor de uitspraak van de letter het woord capital toe te voegen: Wijchen. That’s spelled: capital W i-j-c-h-e-n.
Wees duidelijk bij het uitspreken van je voor of achternaam, geef initalen aan met initialen, bijvoorbeeld: initial J M G Last name (surname) Johnsen .

Telephone numbers
In het Nederlands zijn er verschillende manieren om een telefoonnummer uit te spreken. Echter, in het Engels spreek je ze vrijwel altijd op dezelfde manier uit.
Elk cijfer wordt afzonderlijk uitgesproken, met korte pauzes na elk twee of drietal.
The number where you can reach me until half past five is 31 73 650 47 66.
Three - one (for the Netherlands/ and then) seven - three/ six - five - oh/ four - seven/ double six
(0 wordt uitgesproken als oh of als zero (US): i.p.v. double six is six-six ook gangbaar)

Here are some expressions you can use in telephoning.

Goede morgen/ Goede middag/ Goede avond                       Good morning/ Good afternoon/ Good evening
(U spreekt) met Judy Robinson.                                          Judy Robinson speaking/ This is Judy Robinson.
(Daar) spreekt u mee.                                                        Speaking.
Dit is toestel 103.                                                              This is extension 103.
Met wie spreek ik?                                                             Who’s calling, please?
En uw naam is?                                                                 And your name is …?
Hoe is uw naam?                                                               What’s your name, please?
Wat is de naam van uw firma?                                             What’s your company name, please?
Wie wilt u spreken?                                                            Who would you like to speak to?
Kunt u dat spellen, alsublieft?                                              Could you spell that please?

Een ogenblik, alstublieft.                                                     One moment, please. / Hold the line, please.
Dank u voor het wachten. Waarmee kan ik u helpen?            Thank you for waiting. How can I help you?
Ik zal u doorverbinden met …                                              I’ll put you through to …/ I’ll connect you to …
Ik verbind u nu door.                                                           (I’m) putting you through now.
Is het dringend?                                                                  Is it urgent?
Kunt u over een half uur terugbellen?                                    Could you ring back in half an hour, please?
Een ogenblikje, ik zal het even aan mijn collega vragen.         Hold the line, please, I’ll ask my colleague.
Dhr. Peters heeft het erg druk - kan hij u terugbellen?            Mr. Peters is very busy at the moment - can he ring you back?
Wilt u misschien iemand van de service afdeling spreken?      Perhaps you’d like to speak to someone in the service department?
Wilt u iemand in het bijzonder spreken?                                Is there anyone in particular you’d like to speak to?

Dhr. Zeegers is er vandaag niet, misschien kan ik u helpen?   Mr. Zeegers is not in today, but perhaps I can help you?
Als u wilt, kan ik u iemand van de Inkoop afdeling geven.        If you like, I could connect you to someone in the buying department.
Ik verbind u even door met mijn collega, mw. Madden.            I’ll put you through to my colleague, Ms Madden.
Waar gaat het over?                                                            What’s it about, please?
Waar gaat de klacht over?                                                   What’s the complaint about, please?
Mag ik vragen wat er precies mankeert aan de …?                 May I ask what exactly is wrong with the …?
Weet u misschien zijn naam nog?                                        Do you happen to remember his name?
Met wie heeft u toen gesproken?                                          Who did you speak to then?
Nee, het spijt me, ik kan u niet helpen.                                 No, I’m sorry, I can’t help you.
Het nummer/ de lijn is bezet.                                               I’m sorry, the number is engaged.

Hij/ zij neemt niet op.                                                          I’m sorry, he/ she/ doesn’t answer./ I’m sorry there’s no answer
Ik probeer het nog een keer.                                                 I’ll try the number once again.
Ik zal even kijken of hij er nu is.                                            I’ll check if he’s in now.
Kunt u terugbellen?                                                             Could you call back, please?
Ik zal u terugbellen                                                              I’ll call you back.
Mevrouw Barett neemt zijn gesprekken waar.                        Mrs. Barett is handling his calls.
Tot uw dienst.                                                                     It’s a pleasure /Not at all
bezettoon                                                                           engaged tone
netnummer                                                                         area code
abonneenummer                                                                 subscriber (‘s) number
telefonist(e)                                                                        operator

B) Pairwork. Listen to the following conversations and practice them with a partner.

1.

(A) neem op - het is ochtend - (bedrijf: Gulliver Incorporated) - geef je naam
(B) groet terug - stel jezelf voor - zeg dat je graag de heer Haast wilt spreken
(A) verontschuldig je - zeg dat hij vandaag niet aanwezig is
(B) vraag wanneer hij wel aanwezig zal zijn
(A) morgen
(B) vraag of hij elders te bereiken is
(A) zeg dat dhr. Haast thuis is - zeg dat hij vandaag een vrije dag heeft
(B) vraag privé-nummer - zeg dat het erg dringend is
(A) zeg dat je het nummer even moet opzoeken - 648 574 96
(B) herhaal nummer - bedank

2.

(A) neem op - het is ochtend - (bedrijf: Warner Incorporated)
(B) groet terug - stel jezelf voor - vraag doorverbonden te worden met mw. Austen
(A) vraag of (B) deze naam kan spellen
(B) spel naam AUSTEN
(A) herhaal naam - vraag of die naam juist is
(B) bevestig - zeg dat Austen de naam is die je hebt gekregen
(A) verontschuldig je - zeg dat er bij jullie geen mw. Austen werkt
(B) vraag of A daar zeker van is
(A) ben bang van wel
(B) zeg dat misschien het nummer verkeerd is - vraag of dat 713 448 9233 is
(A) ontken - is 713 44 2 9233
(B) verontschuldig je - dat verklaart ‘t
(A) geeft niet - bedank

3.

(A) neem op - het is ochtend - (bedrijf: Bush Limited)
(B) groet terug – stel jezelf voor - zeg dat je graag de Verkoopafdeling wilt
(A) verontschuldig je - zeg dat je geen verkoopafdeling hebt - vraag wie (B) wil spreken
(B) zeg dat je wel een naam op je briefje hebt maar dat die moeilijk uit te spreken is … Sch…
(A) vraag naam te spellen
(B) spel SCHUYT
(A) zeg dat je die naam niet kent (ga collega vragen) …zeg dat dhr. Schuyt er niet meer werkt
(B) zeg dat Schuyt heeft gezegd dat je altijd naar hem kon vragen als je hem nodig had
(A) verontschuldig je - zeg dat hij er niet meer werkt - vraag of (B) iemand anders wil spreken
(B) sla af - bedank

4.

(A) neem op - het is middag - (bedrijf: Forsyth & Lane)
(B) groet terug – (jij bent Paula Slowanka) - vraag naar dhr. Moll
(A) verontschuldig je - vraag naam nogmaals
(B) Paula Slowanka
(A) vraag achternaam te spellen
(B) SLOWANKA
(A) vraag ogenblik geduld - zeg dat je zult kijken of hij er is
(B) zeg dat je zult wachten
(A) spreek (B) aan
(B) reageer
(A) verontschuldig je - zeg dat dhr. Moll in een vergadering zit - vraag of (B) vanmiddag nog eens terug kan bellen
(B) zeg dat je dat zult doen - bedank
(A) sluit af